Ufficio Relazioni col Pubblico

L'Ufficio Relazioni con il pubblico è il servizio attraverso il quale la Provincia di Rovigo comunica con i cittadini. L’URP vuole essere il luogo d’incontro, anche virtuale, della Amministrazione con il cittadino, l’impresa e comunque chiunque abbia la necessità di conoscere, di informarsi, di segnalare o semplicemente parlare con la Provincia.

Cosa fa:

• Ascolta e orienta il cittadino, mettendolo in condizione di usufruire di tutte le opportunità offerte dall’Amministrazione
• Fornisce informazione di carattere generale sull’attività dell’ente, sull’ubicazione degli uffici, sui numeri telefonici, orari di ricevimento e nominativi dei responsabili
• Garantisce il diritto di accesso agli atti e ai documenti amministrativi, tramite la consultazione o il rilascio di copie di statuto, regolamenti, delibere, avvisi di aste e pubblici concorsi
• Distribuisce materiale promozionale sulle iniziative di interesse pubblico promosse dalla Provincia e da altri Enti del territorio e raccoglie i suggerimenti e i reclami dei cittadini sul funzionamento dei servizi provinciali

Diritto all’informazione: agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative e amministrative e l’informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni.

Diritto di accesso e di partecipazione: garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 241/90.

Qualità dei servizi: attuare, mediante l’ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti.

Comunicazione in rete: garantire la reciproca informazione fra l’ufficio relazioni con il pubblico e le strutture operanti nell’amministrazione nonché fra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni.

REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DEL PUNTO INTERNET DELLA PROVINCIA DI ROVIGO

Il Punto Internet della Provincia è ubicato presso l’ufficio URP, al piano terra della Sede Centrale, a Rovigo in via Celio n. 10; esso è attrezzato con una stazione P.C. ed una stampante laser e collegato (in rete Lan) al server centrale dell’Ente.

Orario di apertura

L’orario di accesso è così definito:
dal lunedì al venerdì dalle ore 9,00 alle ore 12,30,
lunedì e mercoledì dalle 15,30 alle 17,30.

L’accesso al Punto Internet è gratuito, per un tempo massimo di 30 minuti.
L’utente dovrà esibire al personale incaricato un proprio documento di identità che verrà registrato su apposito modulo assieme alla data ed all’ora di utilizzo della postazione.
Il personale si farà carico di custodire il registro degli accessi col massimo rispetto della privacy dell’utente.

Norme comportamentali:

Gli utenti che utilizzano le risorse messe a disposizione devono attenersi a quanto stabilito dal D.L. 518/92 riguardante la tutela legale del software.
In particolare si impegnano a rispettare le seguenti regole:

• Non modificare in alcun modo l’allocazione della risorse hardware e le configurazioni presenti sul sistema.
• Non copiare il materiale coperto dai diritti d’autore.
• Non installare alcun software, di qualsiasi natura e per qualsiasi motivo; i programmi installati sono quelli regolarmente acquistati dall’Ente.
• Segnalare al personale ogni eventuale guasto per consentire un opportuno intervento di manutenzione.
• Non salvare il proprio lavoro o materiale scaricato da Internet su disco fisso se non temporaneamente e previa autorizzazione del personale incaricato.
• E’ vietato stampare i manuali d’uso dei programmi installati o parte di essi.
• Controllare, al momento di lasciare la postazione e in presenza del personale preposto che non vi siano parti mancanti, rotte o danneggiate.
• Non è consentito l’accesso a siti aventi contenuto contrario alla legge o che rechino offesa al comune senso del pudore, alla morale pubblica e al buon costume.
• Nel rispetto delle norme di sicurezza e privacy la postazione può essere occupata da un solo utente.

Le norme di cui sopra possono essere ampliate o modificate, a discrezione dell’Ente, per una migliore gestione dell’attività.

DIRITTO DI ACCESSO

L’URP garantisce ai cittadini l’esercizio del diritto d’accesso alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi, favorisce la conoscenza delle disposizioni di legge che regolano tale diritto, fornisce informazioni riguardo le possibili azioni di cui il cittadino può avvalersi a difesa dei suoi diritti.

La legge 241/90 riconosce a tutti i cittadini il diritto di accesso ai documenti amministrativi prodotti da una pubblica amministrazione oppure depositati presso questa. Tale diritto può essere esercitato purché il cittadino vi abbia una propria situazione che abbia un rilievo dal punto di vista giuridico.

L’accesso non è consentito per quegli atti coperti da segreto di stato, dichiarati riservati o per i quali è stata vietata la divulgazione.

Attraverso il diritto di accesso il cittadino può chiedere di prendere visione oppure farsi rilasciare copia dei documenti e di atti amministrativi, completi dei relativi allegati, e degli atti da questo citati.

La visione degli atti è un servizio gratuito, mentre il rilascio di copia è un servizio a pagamento che prevede il rimborso del costo delle fotocopie e dei diritti di ricerca e visura.

Il cittadino può esercitare il diritto di accesso in due modi:

• in via informale attraverso la semplice richiesta verbale agli addetti al servizio, quando si tratta di casi semplici, in cui non vi siano le incertezze, come ad esempio sul tipo di atto richiesto, sul soggetto richiedente, sulla motivazione della richiesta
• in via formale presentando una richiesta scritta. La richiesta scritta è sempre necessaria quando si richiede la fotocopia di un atto o per la visione di atti complessi da effettuarsi presso gli uffici. In ogni caso l’utente deve sempre indicare i motivi della richiesta.

Il procedimento di accesso si deve concludere entro il termine di trenta giorni.

Se entro tale termine l’amministrazione non si è pronunciata, la richiesta di accesso si intende respinta.

Il cittadino al quale sia stata differita o respinta, anche per inutile decorso del termine, la richiesta di accesso agli atti, potrà presentare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale, nel termine di trenta giorni ovvero chiedere, nello stesso termine, al Difensore Civico competente che sia riesaminata la determinazione amministrativa di diniego.

Se il Difensore Civico ritiene illegittimo il diniego (espresso o tacito) o il differimento dell’accesso, ne informa l’ente. Se questo non conferma motivatamente il diniego entro trenta giorni, l’accesso è consentito.

GUIDA ALL’AUTOCERTIFICAZIONE

Le amministrazioni non possono più chiedere ai cittadini, dopo le leggi Bassanini, i certificati relativi a:
- luogo e data di nascita
- residenza
- cittadinanza
- godimento dei diritti civili e politici
- stato di celibe, coniugato e vedovo o stato libero
- stato di famiglia
- esistenza in vita
- nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore del figlio, ecc.
- tutti i dati a conoscenza dell’interessato contenuti nei registri di stato civile (ad esempio la maternità, la paternità, la separazione o comunione dei beni)
- iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (ad esempio l’iscrizione alla Camera di Commercio)
- appartenenza a ordini professionali
- titolo di studio, di specializzazione, di aggiornamento, di formazione, di abilitazione, qualifica professionale, esami sostenuti, qualificazione tecnica
- situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi
- possesso e numero del codice fiscale, della partita Iva e qualsiasi dato contenuto nell’anagrafe tributaria
- stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione
- qualità di studente
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
- tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
- non aver riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale
- non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
- non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato
- vivere a carico.

La richiesta di queste certificazioni da parte delle amministrazioni e dei servizi pubblici costituisce violazione dei doveri d’ufficio. Al posto dei certificati, amministrazioni e servizi pubblici devono accettare le autocertificazioni o acquisire i dati direttamente, facendosi indicare dall’interessato gli elementi necessari per trovarli (ad esempio per il diploma di scuola secondaria il cittadino deve indicare l’istituto e l’anno in cui si è diplomato).

Attenzione:

I certificati medici non possono essere sostituiti dall’autocertificazione.

E’ sempre possibile per i cittadini richiedere il rilascio dei certificati, sono le amministrazioni che non possono pretenderli.

Chi deve accettare l’autocertificazione:

- le amministrazioni pubbliche
- i servizi pubblici e cioè le aziende che hanno in concessione servizi come i trasporti, l’erogazione di energia, il servizio postale, le reti telefoniche, ecc.

Per esempio le aziende municipalizzate, l’Enel, le Poste (ad eccezione del servizio Bancoposta), la Rai, le Ferrovie dello Stato, la Telecom, le Autostrade, ecc., sono tenute ad accettare l’autocertificazione dei loro utenti.

N.B. I TRIBUNALI NON SONO OBBLIGATI AD ACCETTARE L’AUTOCERTIFICAZIONE

L’autocertificazione e i privati

Si può presentare l’autocertificazione anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni) se queste decidono di accettarla. Per i privati, a differenza delle amministrazioni pubbliche, accettare l’autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà.

I documenti d’identità al posto dei certificati

L’esibizione di un documento d’identità o di riconoscimento (ad esempio carta d’identità, passaporto, patente di guida, libretto di pensione, ecc.) a seconda dei dati che contiene, sostituisce i certificati di nascita, residenza, cittadinanza e stato civile.

Come si fa l’autocertificazione

Per sostituire i certificati basta una semplice dichiarazione sostitutiva di certificazione firmata dall’interessato, senza autentica della firma e senza bollo. Per agevolare i cittadini le amministrazioni devono mettere a disposizione i moduli delle dichiarazioni.

Chi può fare le dichiarazioni sostitutive

Possono fare l’autocertificazione:
- i cittadini italiani
- i cittadini dell’Unione Europea
- i cittadini dei paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.

Niente più autentiche di firma su domande e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni.

Con le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti a sua conoscenza che non sono già compresi nell’elenco dei certificati che le amministrazioni non possono più chiedere.

Per esempio, si può dichiarare di essere erede, proprietario o affittuario di un appartamento o il proprio stato di servizio, ecc.

Per presentare le domande e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà alle amministrazioni e ai servizi pubblici è sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a riceverle oppure presentarle o inviarle allegando la fotocopia di un documento di identità.

L’autentica della firma rimane necessaria per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà da presentare a privati, come banche o assicurazioni, e per le domande di riscossione di benefici economici (pensioni o contribuiti) da parte di altre persone.

La responsabilità di chi autocertifica

Il cittadino è responsabile di quello che dichiara con l’autocertificazione. Le amministrazioni gli danno fiducia e al tempo stesso effettuano controlli sulla corrispondenza alla verità delle autocertificazioni. In caso di dichiarazione falsa il cittadino viene denunciato all’autorità giudiziaria, può subire una condanna penale e decade dagli eventuali benefici ottenuti con l’autocertificazione.

Domande e autocertificazioni per fax e per e-mail

Tutte le domande le dichiarazioni sostitutive da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori di servizi pubblici possono essere inviate anche per fax allegando la fotocopia di un documento di identità. Inoltre potranno essere inviate per e-mail con la firma digitale o con la carta di identità elettronica.

Autentica di copia

Si può dichiarare che è conforme all’originale:
- la copia di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione
- la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio
- la copia di documenti fiscali che debbono essere conservati dai privati.

Non è più necessario, quindi, far autenticare le copie di questi documenti in Comune o presso l’amministrazione a cui devono essere consegnati, ma è sufficiente una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata o inviata con la fotocopia del documento d’identità.

Legalizzazione di fotografie

Le amministrazioni competenti al rilascio dei documenti personali devono legalizzare direttamente le fotografie. L’interessato può anche rivolgersi presso qualsiasi Comune.

Impedimento per ragioni di salute

Quando una persona non è in grado di rendere una dichiarazione a causa di un temporaneo impedimento per ragioni di salute, un parente prossimo (il coniuge o in sua assenza i figli o, in mancanza, un altro parente fino al terzo grado), può fare una dichiarazione nel suo interesse. In questo caso la dichiarazione va resa, indicando l’esistenza di un impedimento temporaneo per ragioni di salute, davanti al pubblico ufficiale che accerta l’identità della persona che ha fatto la dichiarazione.